最初の予約が入ったら、予約詳細を開き、ゲスト情報、宿泊日、料金、ステータス、次に必要な作業を確認します。
予約を開く
- 左側メニューからCalendarまたはBookingsを開きます。
- 対象の予約を探します。
- 予約カードまたはカレンダー上の予約をクリックします。
- 予約詳細画面を確認します。
まず確認する項目
予約詳細では、次の情報を確認します。
- ゲスト名
- 宿泊人数
- チェックイン日
- チェックアウト日
- 物件名
- 予約チャネル
- 予約ステータス
- 合計金額
- 支払い状況
- ゲストからのメッセージ
予約ステータスを理解する
ステータスは、予約が現在どの状態にあるかを示します。
一般的には次のような状態があります。
- Confirmed: 予約が確定しています
- Pending: 確認待ちです
- Cancelled: キャンセル済みです
- Checked in: チェックイン済みです
- Checked out: チェックアウト済みです
ステータス名や表示は連携チャネルによって少し異なる場合があります。
ゲスト情報を確認する
ゲスト名、連絡先、人数、到着予定、特別リクエストを確認します。日本の宿泊運営では、チェックイン案内、本人確認、鍵の受け渡し、ハウスルールの説明が重要です。
料金と支払いを確認する
合計金額、宿泊料金、手数料、税金、追加料金、支払い状況を確認します。直接予約の場合は、Stripeなどの決済設定とも関係します。
不明な点がある場合は、予約チャネル側の明細も確認してください。
次に必要な作業を作る
予約が入ったら、必要に応じてタスクを作成します。
- チェックイン準備
- 清掃
- リネン交換
- 備品補充
- 鍵またはスマートロック確認
- 到着前メッセージ送信
- チェックアウト後点検
タスクに担当者と期限を設定しておくと、対応漏れを防げます。
ゲストに連絡する
予約詳細またはInboxからゲストとの会話を確認します。
到着前に送るとよい内容:
- チェックイン方法
- 住所とアクセス
- 駐車場
- Wi-Fi情報
- ハウスルール
- 緊急連絡先
テンプレートやAutopilotを使うと、毎回同じ内容を手入力する必要が少なくなります。
カレンダーでも確認する
予約詳細を確認した後、Calendarで宿泊期間が正しくブロックされているか確認します。複数チャネルで販売している場合、二重予約を防ぐために特に重要です。
よくある確認漏れ
- 人数変更が反映されていない
- チェックイン時刻の希望を見落としている
- 清掃タスクが作成されていない
- 支払いステータスを確認していない
- ゲストからの特別リクエストを見落としている
最初の予約では、1つずつ丁寧に確認しましょう。